DOTs – 기술지원 (지원상태설정)

DOTs 메뉴얼 - 지원상태설정

기술지원설정 - 지원상태설정

지원상태 설정이란 ? 기술지원에 대한 상태값을 말한다. 일반적으로 새로운 기술지원 문의가 발생하면 오픈(Open)으로 설정되고, 업무 진행중에 있으면 진행중, 답변전달시 답변완료, 보류 또는 대기 및 기술 종료 등으로 구분하여 상태값을 변경한다.

기술지원 상태의 추가는 좌측 상단에 “신규 기술 지원 상태” 버튼을 클릭하여 추가 할 수 있다.

 

문의하기

추가적인 질문이 있으시면 아래의 문의 양식에 글을 남겨주시면 담당자가 확인하는대로 최대한 빠른 시간 내에 회신 드리도록 하겠습니다.

서비스 설정

서비스 설정이란 ? 기술지원 서비스의 종류를 말한다. 해당 항목은 고객이 기술지원 문의시 어떤 항목에 대한 문의 하는지에 대해 선택할 수 있도록 하는 것을 말한다.

기술지원 서비싀의 추가는 좌측 상단에 “신규 서비스 등록” 버튼을 클릭하여 추가 할 수 있다.

 

스팸(Spam) 필터

스팸(SPAM) 필터는 발신자 이름 또는 제목 및 문구에 원한지 않은 내용이 포함 된 경우, 기술지원 접수를 하지 않도록 막는 기능을 말한다.

해당의 경우는 로봇에 의해 발생하는 문의 등록을 방지하는 경우 사용한다.

 

DOTs – 기술지원 (지정답변설정)

기술지원설정 - 지정답변 설정

지정 답변 설정은 고객의 문의에 지속적으로 동일한 답변을 하게 되는 경우, 지정 답변 설정에 답변 내용을 등록하여 기술지원 답변시 불러와 사용 할 수 있다. 이것은 FAQ와 유사한 기능이라고 할 수 있으며, 기술 지원 답변시 매우 편리하게 사용된다.

내용 설명

지정 답변 생성

① 지정답변 이름 :  미리 지정 답변에 대한 이름 등록

② 지정답변 내용 입력 : 반복적이거나 자주 하게 되는 답변 내용을 기록한다.

좌측 상단에 “지정 답변 생성” 버튼을 클릭하면 신규 지정 답변을 생성하는 화면이 나타난다.

기술 지원 문의에 답변을 주기 위해 내용 보기를 선택하면 아래와 같은 화면이 나오게 된다.  빨강색 박스의 미리 정의된 답변 삽입을 선택하면 지정 답변 생성을 통해 만들어진 지정 답변 내용을 선택할 수 있다.

문의하기

추가적인 질문이 있으시면 아래의 문의 양식에 글을 남겨주시면 담당자가 확인하는대로 최대한 빠른 시간 내에 회신 드리도록 하겠습니다.

DOTs – 기술지원(부서)

기술지원설정 - 접수자 설정

기술지원 (Support)관련 설정은 부서, 지정답변설정, 우선순위설정, 지원상태 설정, 서비스 설정 및 스팸(Spam) 필터 6 가지로 나누어져 있다. 부서 설정은 고객사에서 기술 지원 문의시 부서별 / 그룹별 등 특별 문의 수신자를 등록하는 화면이다, 개별 담당자별로 등록도 가능하다.

주식회사 비엠씨에서는 부서별 대표 이메일을 생성하여 부서별로 공통 이메일을 함께 볼 수 있도록 Outlook에 연동하여 사용하고 있습니다. 회사별 운영 방식에 따라 부서가 아닌 업무 담당자를 등록하여 사용하여 괜찮습니다.

신규 부서 등록

① 부서명 : 기술지원 담당자 이름 또는 부서명 또는 그룹명 입력.

② 구글 캘린더 ID : 구글 달력 연동 ID (생략가능)

③ 부서이메일 : 기술지원 내용 접수 받을 이메일

④ IMAP 사용자 이름 : 이메일 주소 입력

⑤ IMAP 호스트 : 메일 서버 주소 입력

⑥ 비밀번호 : 이메일 비밀번호 입력

암호화 설정은 이메일 서비스 업체로부터 받은 입력 값을 선택하면 되며, “IMAP 연결 테스트“를 통해 메일 접속이 성공적인지 확인이 필요합니다.

온라인 기술지원은 “이메일 양식관리” 지정된 메일로 상태값 변경에 따른 내용이 고객과 담당자에게 자동으로 메일 발송이 이루어지게 됩니다. 

디지털 기술 지원은 고객의 불만, 문제점 및 개선사항을 기록 관리하고, 관련 임직원들과 정보 공유를 하게 됨으로서 제품 개선 및 개발에 많은 도움을 가질 수 있다. 또한, 고객의 기술 지원 요청 사항에 대한 대응 여부를 확인 함으로서 임직원들의 고객 대응 업무에 책임감을 높일 수 있다.

이창근

문의하기

추가적인 질문이 있으시면 아래의 문의 양식에 글을 남겨주시면 담당자가 확인하는대로 최대한 빠른 시간 내에 회신 드리도록 하겠습니다.

DOTs – 기술지원

기술지원설정

기술지원 (Support)관련 설정은 부서, 지정답변설정, 우선순위설정, 지원상태 설정, 서비스 설정 및 스팸(Spam) 필터 6 가지로 나누어져 있다.

부서 설정

부서 설정은 고객사에서 기술 지원 문의시 부서별 / 그룹별 등 특별 문의 수신자를 등록하는 화면이다, 개별 담당자별로 등록도 가능하다.

주식회사 비엠씨에서는 부서별 대표 이메일을 생성하여 부서별로 공통 이메일을 함께 볼 수 있도록 Outlook에 연동하여 사용하고 있습니다. 회사별 운영 방식에 따라 부서가 아닌 업무 담당자를 등록하여 사용하여 괜찮습니다.

신규 부서 등록

① 부서명 : 기술지원 담당자 이름 또는 부서명 또는 그룹명 입력.

② 구글 캘린더 ID : 구글 달력 연동 ID (생략가능)

③ 부서이메일 : 기술지원 내용 접수 받을 이메일

④ IMAP 사용자 이름 : 이메일 주소 입력

⑤ IMAP 호스트 : 메일 서버 주소 입력

⑥ 비밀번호 : 이메일 비밀번호 입력

암호화 설정은 이메일 서비스 업체로부터 받은 입력 값을 선택하면 되며, “IMAP 연결 테스트“를 통해 메일 접속이 성공적인지 확인이 필요합니다.

온라인 기술지원은 “이메일 양식관리” 지정된 메일로 상태값 변경에 따른 내용이 고객과 담당자에게 자동으로 메일 발송이 이루어지게 됩니다. 

디지털 기술 지원은 고객의 불만, 문제점 및 개선사항을 기록 관리하고, 관련 임직원들과 정보 공유를 하게 됨으로서 제품 개선 및 개발에 많은 도움을 가질 수 있다. 또한, 고객의 기술 지원 요청 사항에 대한 대응 여부를 확인 함으로서 임직원들의 고객 대응 업무에 책임감을 높일 수 있다.

이창근

지정 답변 설정

지정 답변 설정은 고객의 문의에 지속적으로 동일한 답변을 하게 되는 경우, 지정 답변 설정에 답변 내용을 등록하여 기술지원 답변시 불러와 사용 할 수 있다. 이것은 FAQ와 유사한 기능이라고 할 수 있으며, 기술 지원 답변시 매우 편리하게 사용된다.

지정 답변 생성

좌측 상단에 “지정 답변 생성” 버튼을 클릭하면 신규 지정 답변을 생성하는 화면이 나타난다.

① 지정답변 이름 :  미리 지정 답변에 대한 이름 등록

② 지정답변 내용 입력 : 반복적이거나 자주 하게 되는 답변 내용을 기록한다.

기술 지원 문의에 답변을 주기 위해 내용 보기를 선택하면 아래와 같은 화면이 나오게 된다.  빨강색 박스의 미리 정의된 답변 삽입을 선택하면 지정 답변 생성을 통해 만들어진 지정 답변 내용을 선택할 수 있다.

우선 순위 설정

기술지원의 우선순위 항목을 말한다. 우선순위는 운영자의 목적에 맞게 추가 또는 수정이 가능하다.

좌측은 주식회사 비엠씨에서 우선 순위를 생성한 리스트이다.

우선순위 추가는 “우선 순위 생성” 버튼을 클릭하여 우선 순위 명을 입력함으로서 간단하게 생성이 가능하다. 리스트에서 “옵션“은 생성된 항목을 수정 또는 삭제하는 아이콘이다.

지원 상태 설정

지원상태 설정이란 ? 기술지원에 대한 상태값을 말한다. 일반적으로 새로운 기술지원 문의가 발생하면 오픈(Open)으로 설정되고, 업무 진행중에 있으면 진행중, 답변전달시 답변완료, 보류 또는 대기 및 기술 종료 등으로 구분하여 상태값을 변경한다.

기술지원 상태의 추가는 좌측 상단에 “신규 기술 지원 상태” 버튼을 클릭하여 추가 할 수 있다.

 

서비스 설정

서비스 설정이란 ? 기술지원 서비스의 종류를 말한다. 해당 항목은 고객이 기술지원 문의시 어떤 항목에 대한 문의 하는지에 대해 선택할 수 있도록 하는 것을 말한다.

기술지원 서비싀의 추가는 좌측 상단에 “신규 서비스 등록” 버튼을 클릭하여 추가 할 수 있다.

 

스팸(Spam) 필터

스팸(SPAM) 필터는 발신자 이름 또는 제목 및 문구에 원한지 않은 내용이 포함 된 경우, 기술지원 접수를 하지 않도록 막는 기능을 말한다.

해당의 경우는 로봇에 의해 발생하는 문의 등록을 방지하는 경우 사용한다.

 

기술지원 서비스를 운영하기 위해 필요한 기본적인 내용을 설명했으며, 추가적으로 궁금하신 사항 있으신 경우는 별도의 문의주시면 답변 드리도록 하겠습니다.

DOTs – 거래처설정

거래처 설정

거래처 설정은 거래처별 그룹을 설정하는 것을 말한다. 예를 들어, 특정 거래처가 조선기자재이며, 해당 거래처는 계약 업체의 그룹으로 설정하고자 한다면 두 가지 그룹을 등록하여 거래처를 그룹별로 관리가 가능하다. 추후 거래처를 엑셀로 추출 하고자 할때, 특정 그룹별 추출이 가능하다.

거래처설정

거래처 설정 메뉴를 클릭하면 좌측과 같은 화면이 나오게 되며, 등록된 거래처 그룹 리스트를 확인 할 수 있다.

등록된 거래처 그룹은 언제든지 수정 및 삭제가 가능하다. (단, 관리자만 설정 가능하다.)

거래처 그룹 등록

좌측 상단에 위치한 “거래처 그룹 등록” 버튼을 클릭하면 우측의 화면이 나오게 되며, 그룹명을 입력한 후 저장 버튼을 클릭하면 등록이 완료된다.

문의하기

추가적인 질문이 있으시면 아래의 문의 양식에 글을 남겨주시면 담당자가 확인하는대로 최대한 빠른 시간내에 회신 드리도록 하겠습니다.

DOTs – 직원관리

직원등록 및 부서와 역할 설정

추가적으로 궁금하신 사항이 있으시면 언제든지 우측 문의하기로 연락주시면 최대한 빠른 답변 드리도록 하겠습니다.

환경설정 메뉴에서 직원관리를 클릭하면 아래의 화면이 나온다. 등록된 직원리스트를 볼수 있으며,  관리자는 직원여부 토글(Toggle) 버튼을 통해 로그인을 막을 수 있다.

신규 직원 등록 - 프로파일 설정

좌측 상단의 “신규직원등록” 버튼을 클릭하면 직원을 신규로 등록할 수 있는 화면 나온다. 

① 계정 등록 확인 이메일 전송 : 해당 항목을 체크하게 되면 등록된 직원의 이메일로 계정정보가 발송된다.

② 프로파일 사진 : 가급적이면 직원 사진을 등록하여 직원간의 대화 또는 거래처간의 질의 응답시 담당자 얼굴을 확인 할 수 있도록 처리하면 좋다. 프로파일 사진은 담당자가 로그인 후 설정 가능하다.

③ 이름 : 해외 영업을 담당하고 있지 않은 직원의 경우, 전체 이름을 이곳에 기재한다. (ex, : 홍 길동) 해당 경우에 성 입력란에는 공란(Space)를 입력해 주어야 한다. 이유는 성은 필수 입력 항목으로 설정되어 있기 때문이다.

④ 성 : 해외 거래처와 주로 대화를 나누는 해외 영업 담당자의 경우는 이름을 성을 나누어 입력하는 것이 좋다. (예  : 이름 – James, 성 – Lee )형식으로 입력한다.

⑤ 이메일 : 담당자가 이메일은 동일한 이메일을 사용할 수 없다. DOTs 솔루션의 모든 대화는 이메일을 중심으로 사용하기 때문에 단일 이메일을 사용 할 수 없다.

⑥ 시간당 보수 외 항목은 필요시 설정하면 된다.

 

신규직원등록 - 권한 설정

신규 직원의 프로파일 설정이 완료 되었으면, 두번째 탭(TAB)을 클릭하여 해당 직원의 권한을 설정한다.

① 역할 : 환경설정 메뉴 중에 “역할“이란 메뉴에서 설정한 권한을 가져오는 항목. 역할은 부서별, 목적별등으로 역할 설정 후에 특정 메뉴 접근 권한을 설정 할 수 있도록 한다. 직원 수가 많은 경우, 역할에 직원의 담당 업무별로 접근 메뉴별 권한 설정하여 사용이 가능하다.

② 보기권한(글로벌) : 보기 권한을 글로벌로 설정할 경우, 다른 직원이 등록한 정보를 볼 수 있게 된다. 해당 직원은 본인의 정보만 볼 수 있는 권한(소유자만 보기)권한을 체크하게 되면 본인이 등록한 정보만 볼 수 있게 된다. 단, 다른 직원이 공유하고자 하는 업무, 프로젝트 및 기술지원의 업무가 있을 경우는 각각의 업무 및 프로젝트에 원하는 직원을 팔로워(Follower)로 등록 시켜 정보 공유가 가능하다. 

③ 등록권한 : 등록권한을 부여 하면 거래처 등록, 견적서 작성 등 메뉴별 등록 권한이 활성화 된다.

④ 수정권한 : 등록된 정보를 수정 할 수 있는 권한을 부여된다.

⑤ 삭제권한 : 삭제 권한은 가급적 관리자 이외에는 부여 하지 않는 것이 좋다.

DOTs 비즈니스 솔루션은 임직원의 업무 범위별로 메뉴 접근 권한을 다르게 설정이 가능하며, 필요한 업무 또는 프로젝트 정보는 개별적인 업무 공유가 가능하다. DOTs 솔루션의 목적은 이메일에 의한 업무 공유만으로 부족한 정보를 클라우드(Cloud)형식으로 정보를 공유함으로서 언제, 어디서든 빠른 정보 공유가 가능하며 시간적 제한 없이 정보의 접근과 사용이 가능하다. 또한, 거래처와 공유되어야 하는 중요 문서, 업무 내용 등을 365일 24시간 공유함으로서 고객 업무 대응 시간을 대폭 줄일 수 있다.

"매킨지 컨설팅에 의하면 임직원의 하루 근무중 20%가 거래처 업무 대응을 위해 정보 검색으로 소비되고 있다고 한다."

DOTs 솔루션은 이러한 시간적 낭비를 줄이고, 재택 근무를 위한 최적의 업무 환경을 제공한다.

문의하기

추가적인 질문이 있으시면 아래의 문의 양식에 글을 남겨주시면 담당자가 확인하는대로 최대한 빠른 시간내에 회신 드리도록 하겠습니다.

DOTs – 환경설정

DOTs - 환경 설정

환경설정에는 주요 설정 9가지 항목으로 구성된다.

  1. 직원관리
  2. 거래처설정
  3. 기술지원
  4. 잠재고객
  5. 재무관리
  6. 계약관리
  7. 이메일 양식관리
  8. 역할
  9. 운영기업설정

DOTs 디지털 비즈니스 솔루션 운영을 위해서는 상기 9가지에 대한 기본 설정 방법을 숙지 하여야 한다.

DOTs 메뉴얼

DOTs Manual

DOTs 는 주식회사 비엠씨에서 개발된 “디지털 비즈니스 운영 솔루션으로서 기업 비즈니스에서 발생하는 무형의 자산 (고객 정보, 영업관리, 프로젝트 관리 및 기술지원 관리 등)을 효율적으로 관리하기 위한 솔루션으로서 기업 운영 활동과 관련된 모든 정보를 기록 보관하여 기업의 운영 효율을 극대화 하고 자 하는데 그 목적이 있다. 

메뉴얼 내용

메뉴얼은 총 3가지 섹션으로 구성되어 있습니다.